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前言—————————————————–1
7．文档管理制度—————————————–19
8．印章管理制度—————————————–20
前言
为规范新康公益基金会行政管理，特制定新康公益基金会行政管理制度。本制度2016年04月05日由新康公益基金会理事长签署后颁布，之后依据试行期评估结果修订再作颁布正式执行。
明确工作纪律及行为规范，遵守职业道德以及公司各项规章制度，确保良好有序的工作环境。
有章可依，有章必依，具体的事实依据，作为员工业绩考评的参考指标之一。
1.3.1 全体员工都应做到：
1)主动维护良好的办公环境秩序；
2)保持个人办公桌面及周边办公环境干净整洁；
3)团结、互助、尊重、信任、营造相互信赖的工作气氛；
4)爱护公用设施、用具，如有损坏、故障，主动报告以作及时维护；
5)对于有危害基金会权益的事情，能及时通告或主动预防，避免基金会的损失；
6)资源善用、成本节约；
7)具有团队协作精神，主动承担本职工作以外的职责、任务。
8)工作语言沟通亲切、诚意、谦虚；
9)接待来访人员、客户热情、真诚；
10)接听工作电话，尽量在铃声响三声内接听，先说“您好！”；
11)外出公务或休假，应设置个人邮箱自动回复外出提示，并交待同事代接听工作电话；
12)相互合作，当意见或主张不一致时，应理解相互的立场，积极寻求合作解决方案，面对面沟通，避免争执；
13)做到上传下达、信息畅通、各尽其职、履行工作职责；
14)对团队或上司形成的决策或指令要执行，有保留意见的，可及时反映以作调整，切勿消极应对，影响工作。
15)使用办公设施、用具后及时放回原位；
16)勿在非吸烟场所吸烟。
1.3.2 全体员工应时刻注意及避免:
1)大声喧哗，影响他人正常工作；
2)工作时间擅离工作岗位或进入与工作无关场所，影响工作；
3)工作时间做与工作无关的事情:浏览、阅读与工作无关的网站、书刊报纸；
4)因工作离开办公位时，未能事前向同事或上司交待工作事宜，保持工作的联络及衔接；
5)因公外出办事未能保持与公司的正常工作联系；
6)言行失检、态度傲慢、经劝导仍不服从工作分配或不配合工作；
7)违反工作规例、使单位蒙受经济损失或造成安全事故；
8)接洽员工、客户办理事宜不论是否对口，切勿说“不清楚”“不知道”，要认真倾听、快速反应，并为其提供准确联络人、电话，或及时准确转达信息；
9)工作时间，不打非业务电话，接非业务电话时尽量缩短通话时间（尽量5分钟内），不影响工作。
2．1 发放
办公室为每一位新入职的员工在入职当天提供一套日常办公用品，个人电脑等，员工应妥善保管、爱护使用；
2．2申领
各部门由本部门指定人员定期（如每月底）汇集办公用品需求，向办公室申领，由其统一购入发放。
2．3 循环使用
遵循环保节约的原则，办公文具、用品选购可循环利用、补充耗材等的物件（如可替换笔芯的书写笔），员工应配合使用。
2．4 回收
员工离职时，应将指定需回收的办公用具、个人电脑等保持完好的使用状况，归还办公室。
因业务需要的数码相机、投影仪、冰箱、碎纸机等，属常用办公公用电器。
3．1 管理部门
办公室行政人员负责统筹管理，包括资源调配、申购、维修跟进等。
3．2 配置原则
3.2.1 依据实际业务需求及资源善用进行调配或选购，避免盲目或重复购买；
3.2.2 办公室有权对闲置电器进行调配或回收集中管理。
3．3 申购程序
3.3.1 需求部门向办公室提交经本部门审批《办公电器申购表》；
3.3.2 办公室依据该《办公电器申购表》，协调现有的资源在各部门间的调配利用，如无法满足实际需要，则依据公司采购流程购入；
3.3.3 电器购入后，由办公室完成在册登记后送达需求部门。相关电器的《使用说明》均由所属部门保管，《保修卡》由办公室保管；
3.3.4 部门间如需调拨利用，移出及接收部门应及时填写《办公电器转移单》，并递交办公室存档。
3．4 使用管理
3.4.1 使用员工应掌握该电器的正确使用方法，部门由指定人员对所属电器进行日常管理，包括：妥善保管、正确使用、日常维护等；
3.4.2 维修-电器如出现故障或损坏等，须立即通知办公室行政人员跟进处理，由其联络维修商诊断后，与使用部门评估是否需进一步维修或报废。如因错误操作而导致电器损坏或因个人原因导致电器丢失，则由该员工承担该电器的维修或重购费用；
3.4.3 报废-电器维修频率过高，且影响业务正常运作，建议报废重购；累计维修费用接近电器购入价的80%或单次维修费用超出电器购入价的50%，且已过保修期，建议报废重购。
3．5 报废处理
办公电器报废处理程序可参照基金会固定资产报废处理程序。
4．1 倡导
“地球只有一个”，为确保人类生存环境的可持续发展，降低耗能，共同为保护地球尽一份力，北京新康公益基金会倡议：办公场所环保节能降耗，从每一位员工做起。
4．2 节能降耗
4.2.1 下班后关闭所有办公设备的电源，如电脑、复印机、打印机、饮水机、碎纸机等，减少待机能耗；合理利用设备的待机省电模式；
4.2.2 办公室充分利用自然光照明，下班后关闭办公场所全部照明，杜绝“白昼灯”、“长明灯”；
4.2.3 会议室、接待室等在使用时才开启照明灯或空调，使用完毕后，及时关闭照明灯、空调及会议用设备；
4.2.4 尽量使用电子文档和多媒体设备。
4．3 无纸办公策略
4.3.1 用电子备忘录和员工通讯录替代印刷版本；
4.3.2 通过电脑发送和接受传真；
4.3.3 重新利用单面打印过的纸张起草文件、做便签和内部备忘录。
4．4 节能降耗
4.4.1 发送公司年度报告和其它材料的电子版；
4.4.2 通过调整页面格式，尽可能实现双面打印；
4.4.3 在必须打印文档时，通过调整字体、边距和间距使一张标准纸张上能容纳更多文本，删除文件末尾多余页，实现版面利用最大化。
4．5 复印机和打印机
4.5.1 减少纸张打印，纸张正反面、黑白打印/复印；
4.5.2 将复印机和打印机设置为默认双面打印；
4.5.3 使用单面的废纸打印非正式文稿；
4.5.4 确保纸张保存在干燥环境以防止纸张破损影响打印效果；
4.5.5 购买/租用新的打印和复印设备时，确保它具有双面印制功能。
4．6 信件
4.6.1 当需要回复时，使用同一信封（可以寄、回两次使用）；
4.6.2 外寄邮件可减轻信件重量，可以节省邮资；
4.6.3 用来信的信封回复，以新的地址条覆盖原有信息；
4.6.4 内部办公信封可以多次再利用。
4.7.1 使用环保纸，如：再生纸或单面纸;
4.7.2 节约使用办公用品；
4.7.3 节约用水，如：及时关闭水龙头、合理利用便池的大小水按键等。
采购应以合理价格，确保质量、交货期，采购所需的各类物品,并与供应商稳固、良好的合作关系,以期降低采购成本并满足各部门的需求。
5.2.1 办公室采购范围为:办公用品、办公电器、消耗品、电脑及相关配件、外包服务、及基金会相关部门指定购买的物品或外包服务；
5.2.2 办公室负责联络所采购物品的售后服务。
5.3.1 确定所需物品的品质、数量及交货期；
5.3.2 取得最合理的价格；
5.4.1 严格甄选采购供应商,除定期实地考察、评估外,还需考核厂商价格波动、报价时限、结算方式以及双方交易额度累积状况等,包括供应商的技术性、专业性、以及稳定性等；
5.4.2 以合理价格购入,并确保经济、耐用、美观；
5.4.3 以安全库存为仓储基础,及时适量地满足使用部门的要求。
5.5.1 申购部门向办公室递交经部门负责人审批的《采购申请表》，办公室根据其需求采购；
5.5.2 请购申请表的撤消即由原请购部门通知办公室停止采购,由办公室在表单上注明取消原因。
5.6.1 评价内容
1)供应商经营的合法性，品质、服务、价格、交货期、评估；
2)供应商的技术性、专业性考核；
3)供应商的供货能力、交易条件、付款条件评价；
4)供应商的经营信誉、业务范围、经济实力、供货渠道调查。
评价及选择要求
5.6.2 采购方式
1）零星选择性采购
凡技术性、专业性、特殊性的采购物品,用量少且需临时选择的紧急性采购,由请购部门提供物品供应渠道及性能检验甚至派专业人员协同采购，办公室负责跟踪厂商交货及费用结算业务；
2）集中计划采购
凡规格、性能具常规性，数量需求稳定的办公文具和消耗品等采购物品，采用集中计划采购,以利于稳定价格、安全库存。
5.6.3 询价、报价
1)办公室受理请购报告后,确认规格/型号并依据请购案件之缓急和交货期,如属经常性集中购入的消耗品则可选择合格供应商直接购入。如属新类别物品购入的，则需提供三家（含）以上供应商报价资料（特殊情况不能提供三家以上报价的，需进行说明并经部门负责人同意）；
2)请购物品之性能、规格涉及专业适用性时，须附上相关资料与请购部门共同协商确认；
3)报价单必须由厂商负责人员签字或盖章,不得涂改,并且与原询价厂商保持一致性；
4)“报价单”有效期以报价单为准，如报价单未规定且经确认价格没有变动，有效期为3个月。超过有效期需重新报价。对于价格受市场波动影响大的产品，以市场价为准。
5.6.4 比价议价
1)采购人员完成询价、报价后,应立即综合了解、比较各厂商报价状况和市场行情,经综合分析后拟定供应商；
2)议价时除注意品质能否符合需要,价格是否合理外,还要考虑交期是否符合需要,后期服务保养以及保险业务等问题。
5.6.5 订单发出
1)办公室采购人员收到经请购部门审批的《采购申请单》后,核准价格、供应商,方可进行订购,并将订单及时发给供应商；
2)订单必须由办公室发送,对需紧急购入的物品可以先电话通知,办公室并在购入中注明原因。
5.6.6 交货期管理
1）各类常用采购物品正常交货期如下:
办公/清洁用品2-3天，电脑及配件5天，办公家具7-15天，配件消耗品3天，其它视商品议定交货期；
2）其它物品或特殊物品视情况而定；
3）采购人员平时应及时掌握各类物品供应厂商的供货状况以密切关注交货期；
4）如请购部门交货期要求不符合以上规定或交货期发生异常, 办公室应立即与使用部门协商、采取对策，进行交货期调整。
5.6.7 验收入库
1)由申购部门指定的收货人（或由其通知相关人员）进行验收,验收合格后验收人在送货单签收栏内签收;
2)凡在使用过程中发现物品质量、数量等不符合订单要求，由请购部门通知办公室，由办公室联络供应商协商处理。
5.6.8 采购异常管理
1)采购申请的撤消.依照采购程序办理；
2)紧急状态下采购人员可以不进行比价立即采购,但采购价格必须得到部门负责人的核准；
3)如发现品质不合格时办公室应尽快通知供应商,并进行换货/退货/罚款等事宜。
5.6.9 结算付款，原则上采用银行转帐方式,并要求厂商提供相关资料:《企业营业执照》、《税务登记证》、银行账号等。在核实按质、按量、售后服务确保下完成交货程序下，按财务流程实施货款支付。
5.6.10 货款及时结算，办公室应于财务部规定时间内完成货款结算并与厂商维持良好的供需关系。
5.6.11 定期收集相关物品采购情报以取得有利的竞争价格。
5.6.12 定期分析各类计划性采购物品价格波动状况，并制定成本降低计划,确定推行并加以改善。
5.6.13 杜绝伪劣、伪造产品冲击采购物品价格。
5.6.14 采购人员应保持不徇私、清廉,在业务上公正合理地执行；
综合管理部建立各类物品、服务供应厂商信息库并定期更新。
6．1固定资产类别
使用期限超过一年且单价在人民币1,000 元以上（含1,000 元）的房屋、建筑物、机器、设备、用具、运输工具等。
6．2 管理分工
6.2.1 办公室负责购置、安装、维护和并建立编号、账册;
6.2.2 财务部实施固定资产财务入账；
6.2.3 使用部门及使用个人负责固定资产的日常管理及故障的报修。
6．3 管理职责
6.3.1 随时掌握固定资产的使用状况;
6.3.2 负责监督、配合使用部门固定资产的使用和维护，确保资产完好、正常使用；
6.3.3 定期组织资产的清点，保证帐、卡、物相符；
6.3.4 实施资产的分类，统一编号，建立固定资产档案，资产标签，协同使用部门验收、并进行购置、维保、转移、报废等；
6.3.5 对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除、破坏固定资产的行为，将追查责任，视情节给予处罚。
6．4 使用部门职责
6.4.1 固定资产使用部门负责本部门的资产管理，由指定员工跟踪资产使用、保管、维护事宜；
6.4.2 按资产使用方法使用及日常维护，确保资产的完好及正常运作；
6.4.3 固定资产的领用、转移、报废必须经办公室及理事长批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不得自行外借和变卖。
6.5.1 因工作需要，部门购置固定资产须提前向秘书长提出申请，经书长批准后，由综合管理部购置;
6.5.2 固定资产购入后，由使用部门及综合管理部检查、验收。
6．6 固定资产的调拨与转移
6.6.1 固定资产未经公司管理部门批准，不得擅自调拔、转移、借出和出售;
6.6.2 固定资产的调拨及转移，须向办公室递交《固定资产转移单》，经批准后即办理资产转移手续，同时由调出、调入部门的负责人及经办人签字后，可资产移交，同时报备办公室；
6.6.3 未经管理部门批准，使用部门无权办理资产转移及处理，如有违规，将追究部门负责人及经办人的责任。
6．7 资产丢失和损坏处理
固定资产丢失或被盗时，按如下程序：
6.7.1 已投财产保险的
1)固定资产使用者或保管者发现资产丢失或被盗时，立即向公安机关报案并通知其上司及办公室；
2)办公室通知保险公司索赔并向理事长作书面汇报；
3)如保险公司不能全额赔付，其余额损失依据丢失或损坏的实际情况由丢失资产的员工按比例赔偿。
6.7.2 未投财产保险的
1)固定资产使用者或保管者发现资产丢失或被盗时，立即向公安机关报案并通知其上司及办公室；
2)办公室向理事长作书面汇报；
3)由此而造成的固定资产损失，依据丢失或损坏的实际情况，由丢失资产的员工按比例赔偿；
4)由于意外或不可抗力而造成固定资产受损、丢失，则酌情处理；
由于人为原因而造成固定资产受损，该固定资产的使用者或保管者应主动、及时向上司及综合管理部汇报，并进行赔偿。
赔偿程序如下：
6．8 固定资产的报废与封存
6.8.1 固定资产的报废，须由使用部门提出申请，填写《资产报废申请单》，经理事长批准复后，方可办理报废。
6.8.2 凡符合下列条件可申请报废：
1)超过使用年限，主要结构、配件陈旧，精度低劣、工作效率低，耗能高，而且不能改造利用的；
2)破损或故障严重无法修复或继续使用存在安全隐患；
3)因事故或其他自然灾害，使资产遭受损坏无修复价值；
4)凡经批准报废的固定资产，管理部门与使用部门须及时作价处理， 处理后的固定资产由管理部门办理注销手续，变卖收入上交财务部；
5)凡停用三个月以上的固定资产由使用部门移交至管理部门统筹调拨有需求的部门使用或进行封存、保管。
6．9 固定资产的处理
6.9.1 向第三方捐献
6.9.2 自行销毁
6.9.3 变卖
固定资产的处理需由使用部门提出，经办公室及财务部评估后，报理事长批准后方可执行。
6．10 固定资产清查
6.10.1 为确保固定资产的安全与完整，办公室对固定资产进行定期清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损或未列入帐，保证账实相符；
6.10.2 固定资产每半年清查一次，遇有下列情况，应当对有关固定资产进行全部或部分的临时清查：
1) 直接经管固定资产的人员离职或调动；
2) 因基金会、业务变动，办理财产交接；
3) 固定资产发生非正常损失事故；
4) 根据工作需要决定进行的临时抽查。
6.10.3 根据固定资产清查的范围和任务，成立由办公室或财务部、使用部门等组成的资产核查小组；
1)对固定资产进行清查以前，财务部门必须检查有关财产增减变动的凭证是否齐全，如有尚未入账的会计事项，应当及时入账，主动与固定资产管理、仓库及使用部门核对各项固定资产的收、付记录，做到清查前的账目相符；
2)固定资产管理人员在资产清查前，应将所管理的固定资产进行整理，对尚未验收入库或应调拨出库的固定资产，先完成入库及出库手续，避免发生重点、漏点；
3)固定资产清查可采取逐项清点或抽查实物形式，包括查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修、报废和转让等情况是否正常等。发现未入账的固定资产，应查明原因，及时入账。在清查中如发现毁损，应查明毁损的程度、原因和责任后，在清查表内加以注明，并提出处理意见；
4)对固定资产清查后，根据清查的结果填制清查表单。清查表单经过审核无误后，由参与清查的人员和管理财产的人员共同签名；
5)清查表单由办公室留存一份，送交财务部门一份。
7．文档管理制度
7．1 类别
7.1.1 外来文件：公文（指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要）、电报、传真等；
7.1.2 内部文件：基金会内部文件和对外业务文件。
7．2 收文
7.2.1 基金会对外往来的文件，由办公室统一登记、收文；
7.2.2 内部各部门内的文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
7．3 签发
7.3.1 以基金会名义撰写的文件，按标准格式拟写后，统一由办公室盖章、登记签发。
7．4 发文
7.4.1 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各相关部门；内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送各部门登记签收。
8．印章管理制度
8．1 总则
基金会法人代表授权办公室负责基金会的印章管理，负责印章的保管和使用。
8．2 保管
8.2.1 基金会各类印章由专人依职权保管；
8.2.2 印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人；
8.2.3 基金会应建立印章管理表，专人领取和归还印章情况在表上予以记录；
8.2.4 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有基金会印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
8．3 印章的使用
8.3.1 各部门人员需使用印章时，须按要求填写《印章使用申请单》，将其与所需盖章的文件一并逐级上报审核；
8.3.2 经审核批准后，由各职能印章保管者加盖印章；
8.3.3 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章；
8.3.4 在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回；
8.3.5 涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字；
8.3.6 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序；
8.3.7 用印后该《印章使用申请单》作为用印凭据由印章保管人留存；
8.3.8 印章原则上不携带外出，确因业务需要将印章带出使用的，应事先填写《印章使用申请单》，说明事项，经理事长批准后由两人以上共同携带使用；
8.3.9 公章的使用决定权归理事长，其他各印章的使用决定权由理事长根据实际业务需要进行授权。
8．4 印章的保管
8.4.1 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向理事长报告；
8.4.2 必须严格依照本办法规定程序使用印章。
9．1目的
规范基金会主导的内外部会议更高效、顺延、有序地召开及配套设施的合理利用。
9．2会议类别
外部：由基金会主导组织、召开的会议，如理事会、研讨会、学术会、颁奖会、交流会等，内部定期会议，如周例会，专题会议、客户到访接待会议。
9．3 会议组织
9.3.1 外部会议由主导部门进行实地考察、布置、现场管理，如需办公室协调、协助，可提前联络以作对应；
9.3.2 内部运营会议由办公室统筹组织，安排；
9.3.3 各职能部门专题会议，由所属部门自行规划安排，如需办公室协调，可提前联络以作对应。
9.3.4 办公室职责：对各会议室进行统筹规划管理。
9.3.5 会议分管者职责：
1)定期对会议室配备进行检查，维护桌椅、用具、设施的齐备；
2)负责本部门的会议室使用预约，并协调与其他部门的使用冲突。
9.4.1 办公室统筹管理基金会内部的会议室；
9.4.2 定期维护会议室清洁卫生、检查会议设施用具、维护桌椅、用具、设施的齐备；
9.4.3 负责会议室的使用预约，并协调各部门的使用时间的冲突。
9.5.1 为避免会议时间冲突，如有使用会议室的，需向办公室提前预定，由其协调安排;
9.5.2 临时召开的紧急会议需要占用已被预约的会议室时，需及时向会议室管理者提出，并由其协调处理;
9.5.3 如有外部会议或有重要客户参加的会议，需要提供茶水等服务的，应提前1天通知会议室管理者以做准备。
9.6.1 会议组织部门应提前通知会议召集时间、地点、参会部门、参会人员及会议程等，如需临时改期，应提前通知；
9.6.2 参会人员应准时出席，由于出差等特殊原因不能参加的，应提前告知会部门；
9.6.3 会部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报资料、计划草案等）准备的组织工作；
9.6.4 会务组织部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。
9.7.1 参会会人员不得缺席、迟到、早退；
9.7.2 参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下, 如须接听电话，可离开会场接听；
9.7.3 会议前,主持人应将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明;
9.7.4 会议进行中，主持人根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率;
9.7.5 会议发言应言简意赅，紧扣议题。
9.8.1 基金会各类会议原则上应确定专人负责记录;
9.8.2 会议记录应尽量采用实录原则，确保记录的原始性;
9.8.3 会议纪要尽量于会议后2 日内整理完成并发给与部门;
9.8.4 会议记录者应做好会议纪要的归档、保管。
9.9.1 在使用会议室的过程中，爱护会议室设施、设备、用具，保持环境卫生整洁，严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画；
9.9.2 会议室使用后，会议室使用人员应关闭照明、空调、设备等电源，确保防火、防盗等。并对会议设备、设施进行认真检查，如有故障需及时通知会议室管理者，由管理部门进行维修跟进；
9.9.3 会议室配置的设备、用具、桌椅未经许可不得随意搬动挪作它用，如有需调整变动,会议后应及时归还复位。
10.车辆管理制度
10．1为了统一管理基金会的所有车辆，有效使用各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，减少经费支出，特制订本制度。
10.1.1本制度所说基金会车辆是指基金会的专车、及公务用车辆。专车系指公司为部分特定人员或部门特配车辆。公务车系指除上述专车以外的所有车辆。所有车辆由办公室统一负责管理。
10．2 车辆管理
10.2.1办公室负责所有车辆管理工作，包括车辆调派，维修保养，费用预算、核准、车辆年检及证照管理，投保、续保与出险索赔及司机管理。
10.2.2其他部门及人员原则上均不配置专用车辆，确需配置，须由其部门主管或个人以书面报告形式报办公室，由理事长审批，经批准同意后方可配置，并严格执行费用预算，超出预算的费用需经理事长审批后方可报销。
10.2.3基金会所有车辆原则上必须由公司专职司机（含专车使用人）驾驶，公司其它持有驾照人员驾驶公司车辆公出或私用必须按规定填写《车辆使用申请单》，经批准后方可使用。无驾照人员严禁驾驶公司车辆。专职司机应每周定期对公司车辆进行检查和保养，确保行车安全。
10.2.4车辆行驶证，属专车的日常由专车使用人负责保管，如专车使用人出差或休假，需将专车车辆行驶证及车辆钥匙交由办公室保管；保险单由办公室统一保管，按车建立资料、费用档案。
10.2.5每车设置《车辆行驶记录表》，当班司机使用前应核对车辆里程表与记录表是否相符，与前一次用车记录是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细等，对发生的票据编号整理，以备报销时核对。
10.2.6车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁好，将钥匙交回给办公室保管。
10.2.7办公室人员每月不定期抽查一次，如发现记载不清、不全或者未记载的情况，应通报司机并对相关责任人提出批评，不听劝告、屡教屡犯者应给与处分，并停止其使用资格。
10．3车辆使用
10.3.1车辆使用范围
1）公司员工在本地或短途外出办事、联系业务、接送；
2）接送公司宾客；
3）专车专用。
10.3.2车辆使用程序
1）车辆使用实行派车制度。
① 属个人使用的专车由使用人自行驾驶，一般不纳入调派，如专车使用人出差或休假，专车由办公室调派；属部门使用的专车使用实行报备制度，只需填写《车辆使用申请单》，由部门领导签字确认，出车前交办公室备案。公务车由办公室统一调派。
② 公务用车，使用人向办公室提出申请并填写《车辆使用申请单》，说明用车事由、地点、时间等，理事长签字后交办公室负责人审批调派。办公室负责人依重要性顺序派车，各部门用车不得直接与司机联系，不按规定办理申请者，不得派车。车辆使用申请尽量作到当班用车1小时前申请，下午用车上午申请，次日用车当日申请，夜间用车下班前申请，集体活动用车2天前申请，以便统一安排。
③ 遇紧急情况或突发事件可随时派车。事后一天内由使用人补办手续。
④ 任何人均依上述程序申请派车，否则不予派车，司机不可擅自出车，擅自出车一次罚款200元。
2）司机按用车人员的目的地行车。行车前需选择好最佳路线。对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。
3）用车完毕，司机填写用车实际情况记录。使用人用车完毕在《车辆行驶记录本》上签字确认。
10.3.3车辆驾驶人员必须持有驾照，熟悉并严格遵守交通规。
10.3.4驾驶人员于驾驶车辆前，应对车辆做基本的检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃等现象，应立即报告，隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人员负责。
10.3.5驾驶员不得擅自将公用车开回家，或做私用，违者受罚，经公司特别批准的除外。
10.3.6车辆应停放于指定位置、停车场或者适当的合法位置。任意放置车辆造成违反交规、损毁、失窃，由驾驶人员赔偿损失，并予以处分。
10.3.7驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。
10．4 维修保养
10.4.1本基金会的车辆的维修保养，原则上按照车辆技术手册执行各种维修保养，并须按照预算执行。
10.4.1车辆维修、保养、加油程序
1)司机发现车辆故障或者需要保养时，应先填写《车辆维修保养申请单》向办公室提交车辆保养维修申请、申报维修保养的项目及费用预算，办公室会同相关人员进行确认核实后，由理事长批准后予以送指定维修厂检修；
2）维修结束，提车时，送修人应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，并核定维修费用的合理、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。送修人对费用的真实性负责；
3）车辆的维修保养应在指定厂家完成，否则维修保养费用一律由送修人承担；
4）可自行维修者，可报销购买材料和零件的费用；
5）车辆于行驶过程中发生故障急需修理时，可根据实际情况进行修理，但非迫切需要或者维修费用超过2000元时，应与公司联系请求批示；
6）由于司机使用不当或者疏于保养造成车辆损坏或机件故障，所需费用视情节轻重，由公司和司机按照比例共同负担；
7)行政部对车辆进行不定期的检查，内容包括：本制度执行情况、车内外卫生、一般保养状况等。检查不合格者，对司机或相关责任人处50～200元不同程度的罚款，情节严重者取消驾驶员驾驶资格；
10．5车辆保险
10.5.1 基金会通过商定，确定承险保险公司。
10.5.2 公司所有车辆的保险，统一由公司支付分担。
10.5.3 公司车辆投保险种以及标准按照相关规定执行，不得私自增加或减少投保险种，也不得私自提高和降低额度。
10.5.4一旦出现车辆保险索赔事件，行政部应在第一时间与保险公司取得联系，并保存好索赔资料。事故处理完毕后，办理索赔手续。
10．6违规与事故处理
10.6.1在下列情形之一的情况下，违犯交通规则或发生事故后果，由驾驶人全部承担，并予以记过或免职处分。
1）无照驾驶；
2）未经许可将车借给他人使用；
3）酒后驾车。
10.6.2违反交通规则，其罚款由司机个人（含非专职司机）和公司各自承担50%，涉及驾照扣分的由当事人负担。行政部负责每周在网上查询维章记录一次，并做好处理。
10.6.3各种车辆在运行过程中遇到不可抗拒的因素发生，应先急救伤患人员，向附近公安交通管理部门报案，并主动与公司取得联系协助处理。如属小事故，可自行处理后向公司报告。
10.6.3意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后，再视情况由司机与公司按比例承担。
10.6.4发生重大交通事故后，如需向受害当事人赔偿，在扣除保险金额后，再视差额由司机与公司按比例承担。
10.7.1私车公用。
1）公司原则上不支持私车公用，在外出办公时，尽量乘坐公司车辆。在公司车辆调配不开时，可乘坐出租车至目的地，并索要车票，公司将全额报销乘车费用。
2）如公司公车调配不开，且在去往远郊区县等不方便乘坐出租车返回公司的情况下，可根据部门的实际情况驾驶私家车出行办事，但需申请经办公室审核，理事长批准。
3）私车公用产生的费用按照车辆的排量、百公里油耗、行驶里程、行驶路线等因素全额报销燃油费用，其间产生的过路费、过桥费、停车费用凭实证报销。其间，相关人员须缴纳此行的加油发票，发票的额度须和实际行程产生的费用大致一致，否则将不予认可。
4）私车经常性公用的，可按照一定标准按月予以补贴。
本制度自2016年4月5日生效，之后依据实际情况评估在做修改。
本制度使用范围是北京新康公益基金会内部工作人员，其包含的细则只供内部使用，其内容不得外借、出版；
如对本制度有任何疑问，请向办公室咨询。